Steigern Sie das firmeninterne Inkasso

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Wenn Sie ein Verbraucherprodukt oder eine Dienstleistung anbieten, haben Sie das rechtliche und moralische Recht, innerhalb der gesetzlichen Fristen bezahlt zu werden. Kundenkonten, die nicht innerhalb der Zahlungsfristen bezahlt werden, können Ihr Kapital, das Wachstum Ihrer Dienstleistungen und unter Umständen auch die Fähigkeit, Ihr Unternehmen weiterzuführen, einschränken.

Die folgende Liste enthält 11 Standards, die Sie befolgen können, um den Umfang des internen Kundeninkassos in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.

 

1] Haben Sie eine definierte Kredit- und Kundeninkasso-Politik

Einer der Hauptgründe für überfällige Forderungen ist, dass ein Unternehmen seinen Kunden und Mitarbeitern nicht mitgeteilt hat, wann die Rechnungen zu bezahlen sind. Wenn die Kunden nicht darüber informiert werden, dass die Rechnungen pünktlich zu bezahlen sind, ist es möglich, dass sie verspätet oder gar nicht zahlen. Vergewissern Sie sich, dass die Zahlungsbedingungen Ihres Unternehmens für jeden Kunden klar und deutlich schriftlich festgelegt sind. 2] Stellen Sie schnell Rechnungen aus und verschicken Sie regelmäßig Abrechnungen
Wenn Sie kein organisiertes Fakturierungs- und Abrechnungssystem haben, sollten Sie sich eines zulegen. Manchmal hat ein Kunde nur deshalb nicht gezahlt, weil er nicht rechtzeitig zur Zahlung aufgefordert wurde. Dieser Umstand tritt normalerweise bei kleineren oder neueren Diensten auf, denen es an Personal fehlt, um Rechnungen und Kosten zu erstellen.

 

3] Verwendung von “Address Service Requested”

Eines der schwierigsten Inkassoprobleme ist es, einen Kunden zu finden, der “abgehauen” ist. Alle Unternehmen sollten sich eines einzigartigen Dienstes bewusst sein, der von der Post angeboten wird. Jede Erklärung oder Korrespondenz, die von einem Unternehmen oder einem Arbeitsplatz eines Sachverständigen verschickt wird, muss auf dem Umschlag den Vermerk “Address Service Requested” (Adressendienst angefordert) tragen, und zwar direkt unter der Absenderadresse in der oberen linken Ecke. Wenn eine Erklärung oder Rechnung an einen Kunden geschickt wird, der umgezogen ist, ohne Ihnen seine neue Adresse mitzuteilen, und der Vermerk “Address Service Requested” auf dem Umschlag erscheint, wird die Post diese Information recherchieren und Ihnen den Umschlag mit einem gelben Aufkleber zurückschicken, der die neue Adresse oder andere aktualisierte Informationen enthält. Wenn der Kunde der Post einen “Nachsendeauftrag” erteilt hat, ist die Poststelle verpflichtet, den Umschlag an den Verbraucher weiterzuleiten und Ihnen eine Typennummer 3547 mit der neuen Adresse auszuhändigen und Ihnen ca. 50 Cent zu berechnen. Auf diese Weise bleiben Ihre Adressvorlagen sozusagen auf dem neuesten Stand.

 

4] Kontaktieren Sie überfällige Kundenkonten häufiger

Es gibt kein Gesetz, das vorschreibt, dass Sie sich nur einmal im Monat mit einem Kunden in Verbindung setzen dürfen. Das alte Sprichwort “Wer rastet, der rostet” hat durchaus seine Berechtigung, wenn es darum geht, überfällige Kundenkonten einzutreiben. Es ist eine gute Idee, säumige Zahler alle 10-14 Tage anzurufen. Auf diese Weise können Sie den Kunden diplomatisch an Ihre Zahlungsbedingungen erinnern.

 

5] Nutzen Sie Ihr Altersblatt, nicht Ihre Gefühle

Viele Unternehmen (oder wohlmeinende Mitarbeiter) haben ein Kundenkonto über den Punkt hinaus altern lassen, an dem es jemals eingezogen werden konnte, weil sie oder er “das Gefühl” hatte, der Kunde würde schon zahlen. Es gibt zwar ein paar Einzelfälle, die ungewöhnlich sind, aber die Realität ist, dass, wenn Sie nicht bezahlt werden, es jemand anderes tut. Halten Sie also an Ihrer systematischen Strategie der Nachverfolgung fest. Sie werden bald wissen, wer tatsächlich zu zahlen gedenkt und wer nicht. Wenn Sie dann wissen, woran Sie sind, können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen.

 

6] Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal effektiv geschult ist

Selbst “erfahrene” Mitarbeiter können im Umgang mit überfälligen Verbraucherkunden schnell überfordert sein. Dies geschieht in der Regel dann, wenn die Schuldner tatsächlich Zahlungsversprechen abgegeben und dann gebrochen haben. Achten Sie darauf, dass Ihr Personal hart, aber höflich mit ihnen umgeht. Ihr Inkassopersonal könnte von einer Schulung in Kundenbetreuung profitieren, da es Ihren Kunden das Konzept “anbieten” muss, dass Sie erwarten, bezahlt zu werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Inkassopersonal so geschult ist, dass es nicht nur das Konto auf den neuesten Stand bringt, sondern auch einen guten Umgang mit den Kunden pflegt.

 

7] Führen Sie genaue und rechtzeitige Zahlungsaufzeichnungen

Sobald ein neuer Kunde auf Kredit akzeptiert wird, ist es von entscheidender Bedeutung, genaue und zeitnahe Aufzeichnungen über sein Zahlungsverhalten zu führen. Wenn Sie eine Abweichung von früheren Zahlungsmustern feststellen, insbesondere wenn die Zahlungen ungewöhnlich schleppend erfolgen, müssen Sie sofort nachfassen. Auf diese Weise werden Sie nicht nur frühzeitig vor aufkommenden Zahlungsproblemen gewarnt, sondern haben auch die Möglichkeit, frühzeitig einzugreifen, wenn es zu einer Beeinträchtigung von außen kommt.

 

8] Befolgen Sie die Inkassogesetze in Ihrem Staat

In vielen Staaten gelten für Dienstleistungen genau dieselben Inkassogesetze wie für Inkassobüros. Zum Beispiel sind Anrufe bei Kunden zu einer ungeraden Stunde oder die Weitergabe an Dritte, dass sie Ihnen Geld schulden, nur einige der zahlreichen Inkassopraktiken, die schwere Auswirkungen haben können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an das Finanzministerium Ihres Staates, das die Inkassobüros überwacht. Klicken Sie hier für eine Zusammenfassung des Fair Financial Obligation Collection Practices Act.

 

9] Beauftragen Sie eine Inkassofirma früher

Wenn Sie Ihre überfälligen Kundenkonten 60 bis 90 Tage nach dem Fälligkeitsdatum systematisch verfolgt haben (und sie immer noch nicht bezahlt haben), erhalten Sie eine Nachricht von Ihrem Kunden. Höchstwahrscheinlich haben Sie vier bis sechs Mal in Form von Anrufen, Briefen und Erklärungen zur Zahlung aufgefordert. Statistiken zeigen, dass das Ergebnis interner Inkassobemühungen nach 90 Tagen zu 80 % nachlässt. Das legt nahe, dass die Zeit und die Mittel, die Sie für das Inkasso von Forderungen aufwenden, auf die ersten 90 Tage konzentriert werden müssen, in denen der Großteil Ihrer Kundenkonten eingezogen werden kann und muss. Von diesem Zeitpunkt an kann ein Dritter einen Kunden auf eine Weise zur Zahlung motivieren, wie Sie es nicht können, da die Zahlungsaufforderung von jemand anderem als Ihnen ausgeht. Bevor Sie einen Teil an ein Inkassobüro zahlen oder ein kleines Gericht oder einen Anwalt einschalten, sollten Sie die Inanspruchnahme eines pauschalen Inkassodienstes in Betracht ziehen.

 

10] Geben Sie eventuelle Fehler Ihrerseits zu und korrigieren Sie sie

In manchen Fällen zahlen Ihre Kunden nicht, weil sie glauben, dass Sie einen Fehler gemacht haben. Leider glauben viele Kunden, dass “der Eigentümer/Präsident das Geld nicht braucht”. Einen offensichtlichen Fehler zu leugnen, schürt nur die Verbitterung, die Ihr Kunde vielleicht gerade empfindet. Wenn der Grund für die Nichtzahlung ein Streit über die Qualität Ihrer Dienstleistungen oder Ihres Produkts ist, muss schnell eine akzeptable Lösung zwischen Ihnen und dem Kunden gefunden werden. Der Verbraucher-Kunde könnte einen kleinen Streit nutzen, um eine beträchtliche Zahlung zurückzuhalten. Bestehen Sie nachdrücklich darauf, dass der unstrittige Teil sofort bezahlt wird, und geben Sie an, dass der Restbetrag ausgehandelt wird. Das hilft nicht nur dabei, die Zahlung einzutreiben, sondern zeigt dem Verbraucherkunden auch, dass Sie sich seine Anliegen anhören.

 

11] Denken Sie daran, dass niemand jedes Verbraucherkonto einkassiert

Selbst wenn Sie eine bestimmte Inkassostrategie festlegen und einhalten, gibt es einige Kundenkonten, die nie eingezogen werden. Wenn Sie diese Konten frühzeitig ermitteln, sparen Sie sich und Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld. Auch wenn es einige wenige sein mögen, die Ihnen entgehen, werden Sie feststellen, dass die Zahl der schleppend zahlenden und nicht zahlenden Kundenkonten im Allgemeinen deutlich zurückgehen wird, und das ist schon ein Erfolg!

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